Веря в это, можете забыть про успешную компанию

1. «Пока я контролирую и участвую во всех процессах — всё идёт нормально»

В действительности всё иначе: чем больше вы пытаетесь удержать всё под своим контролем, тем больше ваши сотрудники, которых вы наняли управлять бизнесом задыхаются.

Инициативным сотрудникам (они же «перформеры»), которые готовы реализовывать самые смелые идеи, достигать результатов, двигать бизнес вперёд и быть «командой» необходимо обладать возможностью значительно влиять на результат. В случае если у них забрать эту возможность, они как правило уходят в другие компании, где им эту возможность предоставят.

В итоге вы остаётесь наедине с сотрудниками-исполнителями, которым необходимо поставить задачу, установить промежуточные цели, разработать вместе с ними формат отчётности, установить дедлайны и контролировать их. С такой историей, когда у вас больше 5 сотрудников об эффективном управлении говорить не приходится.

2. «Нет времени на стратегию — работайте»

Одна из главных ошибок, которую совершают даже бывалые «хастлеры». Любой рост в бизнесе приводит к тому, что владелец начинает погружаться в идею развития и масштабирования бизнеса. Наступает момент «X», где владелец осознаёт — в сутках 24 часа, а их уже не хватает. Операционные задачи не уходят, а новые по развитию бизнеса накапливаются с ещё большей скоростью. Что делать?

Ответ: написать стратегию компании на 3 / 6 / 12 месяцев.

Она необходима, как воздух вашим ТОП-менеджерам и линейным руководителям. Почему?

• стратегия позволит вашим сотрудникам в полном объеме осознать, какой конечный результат вы от них ожидаете в цифрах.
• обсуждение стратегии обнажит ряд важных вопросов. Например, каким путём компания собирается достигать поставленных целей? Как правило, это совокупность факторов: увеличить количество лидов по конкретным направлениям, пересмотреть воронку продаж, сократить время обработки лида с помощью автоматизации процессов и т. д.
• руководство компании задумывается, что необходимо для достижения поставленных целей. Это могут быть вопросы найма квалифицированных кадров, пересмотр маркетингового бюджета, внедрение новых инструментов в работу отделов.
• устанавливаются и фиксируются затраты: маркетинг, ФОТ (фонд оплаты труда), налоговая нагрузка, закупки и т. д.
• на этой стадии чаще всего линейные руководители начинают подробнее описывать процессы и создавать новые регламенты работы, что в значительной степени систематизирует и дисциплинирует работу внутри отделов, облегчает адаптацию новых сотрудников.
• когда устанавливаются конкретные цели, руководители компании понимают какие показатели контролировать и какие отчёты формировать. Владелец автоматически приобретает способность «не душить» своих руководителей при этом эффективно управлять компанией достигая поставленных целей и финансовых результатов.
• в случае недостижения поставленных целей, финансовых результатов владелец всегда понимает по какой причине это произошло и способен эффективно управлять компанией где хватает времени на развитие и масштабирование.

3. «Для систематизации нужны большие финансы — вот Битрикс24 например, стоит от 1500 $ в год без внедрения и настройки»

На самом деле систематизация не требует огромных вложений. Есть огромное количество условно бесплатных инструментов, которых определённо хватит для старта.

Отговариваете себя от начала систематизации так как у вас 3-4 сотрудника? Это тотальная ошибка. Если у вас нет системы работы для 3-4 человек, как вы планируете её внедрить для штата в 10-20 человек? Вам будет невероятно трудно это сделать. Отказывайтесь от работы в хаосе даже если вам кажется всё понятным и предельно прозрачным.

Давайте начнём подбор инструментов вместе:

1. Регламенты, инструкции — Google Docs, Yandex Wiki (можно создать базу знаний, использовать поиск по всем страницам базы знаний, контролировать доступ, а также смотреть историю изменений);
2. Управление проектами — YouGile (до 10 человек — бесплатный абсолютно весь функционал, вероятно самое приятное предложение на рынке. Есть возможность работать с задачами и подзадачами, настраивать права пользователям, присутствует полноценный мессенджер с групповыми чатами и даже отчёты по выполненным задачам), Bitrix24 (с марта 2023 года снято ограничение по количеству человек в бесплатной версии, также расширили функционал, теперь его полностью хватает для комфортной работы с задачами), Yandex Tracker (есть возможность работать с задачами, синхронизируется с облачными сервисами Яндекса. Много возможностей для аналитики, можно создавать дашборды для анализа данных. До 5 пользователей весь функционал бесплатный);
3. Создание наглядной организационной структуры компании — Visual Paradigm, MindMeister (оба сервиса являются простым конструктором, при желании есть возможность выбрать готовый шаблон и отредактировать его);
4. Регулярные встречи с командой — Google Meet (создаёте ссылку, отправляете своим сотрудникам и общаетесь по видео / аудио звонку на любые рабочие вопросы. Всего 2 ограничения: до 100 человек и до 60 минут по длительности);
5. Хранение и обмен файлами — Яндекс.Диск (без описания большого количества конкурентов явный лидер. К примеру в сентябре 2024 года за 1824 рос. руб. (~20$) есть возможность получить 2 ТБ на 2 года пользования);
6. Отчётность и аналитика — Microsoft Excel (уверен, что для большинства владельцев это одна из главных точек роста в начале систематизации бизнеса. В Ехсel огромный потенциал для работы с большими базами данных. Изучите, что такое умные таблицы и как работают фильтры. Далее начните изучать сводные таблицы. Поверьте, вы посмотрите на свой бизнес с другой стороны. Как научиться? Заходите на YouTube и ищете «Вводный курс по работе со сводными таблицами». Мне больше всего понравился — этот).

Перспективные сотрудники хотят работать в перспективной компании!

Выход из операционки — это не про то, чтобы работать меньше. Это про то, чтобы работать эффективнее!

Бизнес зарабатывает и развивается, когда растёт не стихийно, а системно!

Бизнес-компас — Telegram